Vedtekter

Vedtekter for NMBU Friluftsliv

Vedtatt på Årsmøte 13.02.2019

 

§ 1 Formål

NMBU Friluftsliv har som formål å skape et sosialt miljø for friluftsinteresserte studenter på NMBU. Dette ønsker vi å gjøre gjennom varierte turer og aktiviteter fra Ås til fjell.

NMBU friluftsliv ønsker å spre friluftsglede og sunne holdninger til naturen. Våre aktiviteter gjennomføres på en miljøvennlig måte og så vidt det er mulig skjer all ferdsel i naturen sporløst.

§ 2 Medlemskap

§ 2.1 Definisjon

Medlemskap i NMBU Friluftsliv er åpent for alle studenter ved NMBU, og andre friluftsinteresserte etter muntlig forespørsel til styret. Medlemskap er først gyldig etter betalt medlemsavgift.

§ 2.2 Omfang

Medlemskap i NMBU Friluftsliv følger undervisningsåret og gjelder fra og med innmeldingstidspunktet frem til oppstartsuken for semesteret ett kalenderår senere. Det gis rom for halvårlig medlemskap som gjelder fra og med innmeldingstidspunktet frem til oppstartsuken for påfølgende semester.

§ 2.3 Kontingent

Kontingentsatsene fastsettes på årsmøte hver vår.

Medlemskontingenten skal være betalt før deltagelse på turer og aktiviteter i regi av NMBU Friluftsliv. Aktiviteter knyttet til graskurs eller «bli kjent»- arrangementer, samt de månedlige bålkveldene, er fritatt fra kravet til betalt medlemsavgift og er åpne for alle. Medlemsavgiften kan betales kontant i forbindelse med aktiviteter eller turmøter (ikke på turer) eller via nettbank eller vipps.

§ 2.4 Utmelding

Det gis rom for utmelding fra gruppa for både helårlig og halvårlig medlemskap. Utover det skjer utmelding av medlemmer automatisk hvis de skylder kontingent for mer enn ett semester. Kontingenten vil ikke bli tilbakebetalt ved utmelding.

§ 2.5. Medlemmets rettigheter

Medlemskap i NMBU Friluftsliv gir adgang til alle organiserte turer og aktiviteter i regi av NMBU Friluftsliv, samt adgang til å låne utstyr gruppa disponerer. I tillegg får medlemmer benytte seg av rabattavtaler gruppa innehar. Medlemmer har stemmerett, tale- og forslagsrett på årsmøtet.

§ 2.6 Medlemmets plikter

Medlemmene plikter å betale medlemskontingent og kunne bevise dette før deltagelse på aktiviteter og turer i regi av NMBU Friluftsliv. Medlemskapet er personlig og kan ikke benyttes av andre enn innehaveren. Medlemskapet kan heller ikke overdras til andre. Medlemmer av NMBU Friluftsliv skal bidra til å spre friluftsglede på NMBU.

§ 2.7 Deltagelse på arrangementer

Deltagelse på NMBU Friluftsliv aktiviteter og turer skjer på eget ansvar. Verken NMBU Friluftsliv eller turleder for den enkelte tur kan holdes økonomisk ansvarlig for eventuelle skader som måtte oppstå på person eller utstyr. Det enkelte medlem er selv ansvarlig for å vurdere egne ferdigheter og evne til deltagelse på turer og aktiviteter.

§ 2.8 Eksklusjon

Et medlem kan i særlige tilfeller ekskluderes fra NMBU Friluftsliv dersom medlemmet aktivt og i utstrakt grad motarbeider NMBU Friluftsliv. En slik eksklusjon vedtas enstemmig av styret og varigheten bestemmes av styret ut ifra forholdene.

§ 3 Årsmøte

§ 3.1 Myndighet
Årsmøtet er gruppens høyeste myndighet. Årsmøtet skal avholdes i løpet av februar/mars måned hvert år.

§ 3.2 Innkallingsfrister
Årsmøtet innkalles av sittende styre med minst 1 måneds varsel. Innkalling skjer direkte til medlemmene eller ved kunngjøring på e-post/nettsider.
Forslag som skal behandles av årsmøtet må være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet.
Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet.

§ 3.3 Beslutningsdyktighet
Lovlig innkalt årsmøte er vedtaksføre dersom det i tillegg til styret møter et antall medlemmer som minst tilsvarer antallet styremedlemmer. Dersom årsmøtet ikke er vedtaksføre kan det innkalles til årsmøte på nytt uten krav om minimumsdeltagelse.

§ 3.4 Møte- og stemmerett
Alle medlemmer i NMBU Friluftsliv har adgang til årsmøtet. For å ha stemmerett må vedkommende ha vært av medlem av gruppa i minst 1 måned. Ingen har mer enn én stemme og man kan ikke møte eller avgi stemme ved fullmakt.
Personer som ikke tilfredsstiller denne bestemmelsens krav har ikke stemmerett, men kun talerett på årsmøtet.

§ 3.5 Dagsorden
a. Godkjenne de stemmeberettigede
b. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden. Melding av eventuelt-saker.
c. Velge ordstyrer, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen
d. Årsmelding for gruppa
e. Orientering om gruppas årsregnskap
f. Behandle og vedta gruppas budsjett for det kommende året
g. Behandle kortsiktig- og langsiktig handlingsplan etter forslag fra styret
h. Behandle innkomne forslag og saker
i. Fastsette medlemskontingent
k. Valg

j. Eventuelt; meldes inn under punkt b og kan ikke være av en slik karakter at sakene krever styrebehandling før de kan vurderes av årsmøtet.

§ 3.6 Forretningsorden

Årsmøtet ledes av leder i NMBU Friluftsliv.

§ 3.6a Godkjenning av sakslisten

Årsmøtet skal godkjenne sakslisten før årsmøtet igangsettes. Eventuelt saker kan fremmes under godkjenning av sakslisten og tas opp til behandling dersom 2/3 av de fremmøtte stemmer for behandling.

§ 3.6b Fatting av vedtak

Vedtak fattes ved alminnelig flertall. Vedtak kan ikke fattes ved stemmelikhet, dersom dette oppstår teller styreleders stemme dobbelt. Vedtak stemmes over ved håndsopprekning.

Følgende tilfeller krever kvalifisert flertall på 2/3:
a. vedtektsendringer
c. votering av sak inn på sakslisten
d. votering av sak ut av sakslisten

§ 3.6c Vedtektsendringer
Årsmøtet kan ikke behandle vedtektsendringer som ikke er oppført på sakslisten. Forslag til vedtektsendringer må være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet skal holdes. Forslag kunngjøres sammen med de øvrige sakspapirer til årsmøtet. Vedtektsendringer vedtas av årsmøtet ved 2/3 flertall og gjelder fra det årsmøtet endringene er vedtatt er avsluttet.

§ 3.6d Taletid
Ved behov kan møteleder innføre taletid.

§ 3.7 Styrevalg

NMBU Friluftsliv sitt styre består i utgangspunktet av 8 styremedlemmer. Dette er leder, nestleder, økonomiansvarlig, utstyrsansvarlig, markedsføringsansvarlig, turleder kurs, turleder enkel og turleder krevende. Beskrivelse av de ulike vervene finnes i «verv beskrivelse». Styret, inkludert leder, velges for ett år av gangen. Det er ønskelig at ett eller flere styremedlemmer gjenvelges. Styrets leder og økonomiansvarlig skal være tilgjengelig og behjelpelig for det nyvalgte styret i seks måneder etter at nytt styre har tiltrådt.

§ 3.7a Valgbarhet
Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i NMBU Friluftsliv, og som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd.

§ 3.7b Valg av styre

Valg av medlemmer til styret skal skje skriftlig. Dersom det ikke stiller flere til valg enn det er styreverv stemmes kandidatene inn ved akklamasjon. For å bli valgt kreves alminnelig flertall. Stemmesedler som inneholder kandidater som ikke er foreslått eller som er blanke skal anses som ikke avgitt. Når en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av stemmene, foretas omvalg mellom de to kandidatene som har oppnådd flest stemmer. Forekommer stemmelikhet etter omvalg avgjøres valget ved loddtrekning eller stein, saks, papir med best av tre, møteleder avgjør trekningsform.

§ 3.7c Kjønnsfordeling

Styrets sammensetning skal tilstrebes å være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen.

§ 3.7d Konstituering av styret

Styret konstituerer seg selv etter § 4.2 og skal tilstrebe fylling av alle styreverv. Styret har anledning til å slå sammen eller endre verv dersom de ser at det er behov for dette. Konstituering av styret skal skje på første styremøte etter årsmøtet, senest to uker etter endt årsmøte.

§ 3.8 Valgkomité
I forkant av hvert årsmøte skal styret som en valgkomité, komme med forslag til nytt styre kommende år.

§ 3.9 Handlingsplaner
Styret plikter å fremlegge både en kortsiktig og en langsiktig handlingsplan for årsmøtet.
Den kortsiktige planen skal gjelde for ett år og omfatte aktivitetene i gruppen det kommende året. Planen skal være konkret.
Den langsiktige planen skal gjelde for en fem års periode. Formålet med planen er å tegne opp de strategiske linjene for hvorledes NMBU Friluftsliv best kan utvikles fremover. Planen skal fungere som et strategisk arbeidsverktøy som fremhever hvilke områder det skal settes særlig fokus på de kommende årene. Planen skal revideres hvert år av årsmøtet og må fremlegges samtidig som sakspapirene for årsmøtet.
Planene vedtas av årsmøtet ved alminnelig flertall.

§ 3.10 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte kan innkalles når styret eller 1/3 av medlemsmassen krever dette.
Ekstraordinært årsmøte innkalles med minst 2 ukers varsel.

Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelser i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

 

§ 4 Styret

§ 4.1 Myndighet
Styret velges av årsmøtet, og består utelukkende av de tillitspersoner årsmøtet velger.
Styret er gruppens høyeste myndighet mellom hvert årsmøte. Denne myndighet kan ikke, verken helt eller delvis, delegeres til andre organer, komiteer, personer eller lignende.

§ 4.2 Styrets organisering

NMBU friluftsliv sitt styre består av

  • Leder
  • Nestleder
  • Markedsføringsansvarlig
  • Økonomiansvarlig
  • Utstyrsansvarlig
  • Turleder kurs
  • Turleder krevende
  • Turleder enkel

Sekretærarbeidet og ansvaret for medlemsoversikten ligger hos informasjon- og markedsføringsansvarlig. Sekretærarbeidet kan delegeres til andre styremedlemmer.

§ 4.3 Møtevirksomhet
I den perioden NMBU Friluftsliv har organiserte turer og aktiviteter skal styret møtes jevnlig.
Utover dette skal styret møtes i den grad det skal fattes beslutninger som ligger til styrets myndighet eller det foreligger saker som bør orienteres om for det samlede styret. Innkalling med saksliste skal være styremedlemmene i hende senest en uke før styremøtet. Styreleder er ansvarlig for dette.
Leder, eller nestleder i leders fravær, skal påse at det føres referat etter hvert møte.

§4.4 Plikter
Styret er bundet av de til enhver tid gjeldende vedtekter, retningslinjer og handlingsplaner som er fastsatt av årsmøtet.
Det enkelte styremedlem skal være á jour med gjeldende vedtak gjort av årsmøtet. Alle gjeldende vedtak av årsmøtet skal foreligge i elektronisk format på NMBU Friluftslivs nettside.

§ 4.4a Særlig om budsjettsoverskridelser
Styret skal jobbe innenfor det budsjettet årsmøtet har godkjent. Styret kan likevel overskride enkeltposter på budsjettet hvis særlige behov tilsier dette.

§ 4.4b Særlig om informasjonsplikt
Styret har informasjonsplikt overfor årsmøtet og i den grad det er nødvendig også overfor medlemsmassen som sådan.
Det bør holdes informasjonsmøter for alle gruppens medlemmer og andre interesserte i løpet av hvert semester. Informasjonsmøtene skal være et uformelt forum med høy takhøyde der alle gruppens engasjerte medlemmer skal informeres om styrets arbeid, og få anledning til å diskutere dette arbeidet. Informasjonsmøtet skal ha en rådgivende funksjon ovenfor styret, likevel slik at det ikke strider mot gjeldende vedtak og vedtekter.

§ 4.5 Beslutningsdyktighet
Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. Styret er et kollegialt organ der vedtak fattes ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet teller leder eller hans stedfortreders stemme dobbelt.

§ 4.6 Oppgaver

Styret skal:
A. Innkalle til årsmøte etter gjeldende vedtekter

B. Iverksette og overholde årsmøtets og overordnede organers vedtak og bestemmelser
C. Omforme NMBU Friluftsliv overordnede strategi til handling
D. Tenke strategisk gjennom hele året for kontinuerlig å vurdere gruppas styrker, svakheter, muligheter og potensielle problemer
E. Administrere og føre nødvendig kontroll med gruppas økonomi i henhold til gjeldende instrukser, bestemmelser og økonomiske rammebetingelser
F. Koordinere NMBU Friluftslivs aktiviteter og fordele ansvarsområder.
G. Sørge for at turlederne får den støtte og oppfølging de trenger

H. Sørge for et godt graskurs og månedlige bålkvelder
I. Representere gruppen formålsmessig utad

J. Forholde seg til og følge «Retningslinjer for styreverv i NMBU Friluftsliv»

§ 4.7 Avslutning av styreverv            

Ordinært sitter et styremedlem fra årsmøte til årsmøte. Dersom uforutsette hendelser gjør at et styremedlem må forlate sitt verv før førstkommende årsmøte må vedkommende kontakte styreleder. Styreleder kaller inn til styremøte der styremedlemmet fratrer sitt verv. Dette kan ikke skje uten at vedkommendes oppgaver er fullført og skriftlig dokumentasjon overlevert og godkjent av styret.

Styret konstituerer seg deretter på nytt for å ivareta vedkommendes oppgaver frem til årsmøtet.

§ 5 Utstyr

§ 5.1 Utlån av utstyr

NMBU Friluftsliv har en del utstyr som medlemmene har rett til å låne. Utlån til NMBU Friluftsliv sine offisielle turer går foran private turer. På private turer har medlemmene rett til å låne utstyr til et ikke-medlem per medlem. Alle som låner utstyr av NMBU Friluftsliv plikter å gjøre seg kjent med, og følge «Vilkår for lån av utstyr fra NMBU Friluftsliv». Dersom låntager ikke følger dette kan retten til å låne utstyr inndras. Låntager skal underskrive ansvarserklæring ved lån av utstyr.

§ 5.2 Utstyrslager

NMBU friluftsliv disponerer gjennom en avtale med NMBU EIA(eiendomsavdelingen) U414 i Urbygningen som utstyrslager. Styret i NMBU friluftsliv har tilgang til rommet med sitt studentkort. Vilkårene for lån av rommet finnes i Låneavtale_U414_signert. Ved beviselig grove brudd på vilkårene for leie av rom kan vedkommende bli erstatningspliktig.